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阿里邮箱&钉钉对接:钉邮统一通讯录同步流程说明

发布时间:2020-06-22 23:33:24

目的

解决阿里邮箱&钉钉企业用户在组织架构管理上的痛点: 阿里邮箱&钉钉企业组织架构不一致。


我们是怎么解决的?也即统一通讯录同步流程能带来什么?

只需在钉钉OA后台上维护钉钉企业的组织架构(或者通过三方OA保持跟钉钉OA的同步),即可让阿里邮箱的组织架构保持同钉钉一致;

员工的企业邮箱账号信息自动保持同钉钉员工信息一致,例如姓名、工号、职位、手机;

员工可以在手机钉邮上免密码登录自己的企业邮箱账号;

员工入职,在钉钉OA后台上即可分配邮箱账号,阿里邮箱会同步创建账号,保持同钉钉侧一致的部门架构;

员工离职,在钉钉OA后台上操作员工离职,可选择冻结或删除邮箱账号,并在钉邮上踢出企业邮箱账号的登录;

员工换部门,在钉钉OA后台上操作员工换部门,阿里邮箱会同步移动员工企业邮箱账号所在的部门,保持同钉钉侧一致的部门架构;

目标客户群体

适用于想简化企业组织架构管理的客户,细化后就存在两类客户:

阿里邮箱&钉钉企业组织架构一致,但是是客户手工维护的,想简化企业组织架构管理。

阿里邮箱&钉钉企业组织架构不一致,客户想先对齐组织架构,再简化企业组织架构管理。


注意:对于新购买了阿里邮箱,也想简化企业组织架构管理的客户,上面流程同样适用,但需要先在域管上把邮箱账号创建出来,因为同步流程目前暂不支持创建邮箱账号。

同步前须知

1. 同步前,必须确认钉钉企业的顶级部门,是否同阿里邮箱的顶级部门在层级上保持一致。 

如图所示,阿里邮箱的”cegc.com.cn”是顶级部门,钉钉企业的”重庆高速公路集团有限公司”是顶级部门,默认也是强制认为两个顶级部门是对应的(与两个顶级部门名字无关)。但客户在阿里邮箱的顶级部门下建立了”重庆高速公路集团有限公司”,想让该邮箱部门和钉钉顶级部门对应,导致同步不符合预期。

解决办法:手动去掉邮箱侧部门”重庆高速公路集团有限公司”,将其下面的一级子部门,挂在顶级部门”cegc.com.cn”下。


同步过程,不会创建企业邮箱账号,务必在Excel中填写已存在的企业邮箱账号,否则校验不通过。


Excel中修改员工所在部门,不会生效;修改工号、姓名等,生效;


Excel中员工信息,没有企业邮箱账号和手机号码的对应关系,该员工不享有在钉钉上管理企业邮箱账号、企业邮箱账号随该员工钉钉部门架构变化而变化的能力;


上传Excel是个提交操作,并不代表一定同步成功,如果10min都未同步成功,联系九缺进行确认和处理。

同步策略须知

同步过程分为两步:阿里邮箱&钉钉企业的部门同步、阿里邮箱账号&钉钉员工信息同步。


1. 阿里邮箱&钉钉企业的部门同步

部门同步策略:除顶级部门外,同层级同名字的部门,认为是需要建立关联的部门。

举例说明:

邮箱部门:顶级部门 -> 技术部 钉钉部门链:顶级部门  -> 技术部

-> 销售部   -> 销售部

-> 人事部   -> 人事组

  按策略同步后,阿里邮箱&钉钉企业的部门会保持一致,如下:

顶级部门 -> 技术部

-> 销售部

-> 人事部

-> 人事组

  虽然”人事部”和”人事组”对用户的企业而言,是同一部门,里面的人员都一样。但在同步流程中,这是两个部门,所以同步后会同时出现”人事部”和”人事组”。


2. 阿里邮箱账号&钉钉员工信息同步

  员工同步策略:可以选择以钉钉为基准、以邮箱为基准。基准侧的员工所在部门不变化,

非基准侧的员工所在部门会变化,保持同基准侧一致。

举例说明:

1中的”人事部”和”人事组”中的员工,在Excel中均有企业邮箱账号和手机号码的对应关

系,且以钉钉侧为基准。同步结束后,钉钉侧,员工会均在”人事组”这个部门;邮箱侧,

邮箱账号会都被移动到“人事组”。钉钉和邮箱侧,均会存在一个没有任何员工的”人事部”。

这就是同步结束后,很多用户发现,钉钉OA后台上突然多出来了空部门的原因。 

同步后使用须知

同步结束后,钉钉侧多出来的空部门怎么处理?在钉钉OA后台上删掉即可,阿里邮箱侧也会同步删掉((若该邮箱部门下还存在邮箱账号,则不删除)。


在以后的管理中,员工邮箱账号务必维护在钉钉OA后台员工信息页的“企业邮箱”字段,才能确保邮箱账号在邮箱侧的架构,随着钉钉侧架构的变化而变化。


尽量避免在邮箱侧直接手工创建/删除/移动部门,因为走完本次同步流程,之后的同步方向都是单向的(钉钉-->邮箱),只需在钉钉侧操作即可。

   举例说明:

邮箱侧手工创建部门A,然后在钉钉侧创建了同名部门A,(钉钉-->邮箱)同步会失败;

邮箱侧手工删除部门A, 然后在钉钉侧改动了部门A下的员工信息,(钉钉-->邮箱)同步会在邮箱侧把部门A重新创建出来;

邮箱侧手动移动部门A,然后在钉钉侧移动部门A,(钉钉-->邮箱)同步会把邮箱侧的部门重新移动,保持同钉钉一致;

同步操作步骤说明

postmaster邮箱账号登录阿里邮箱域管,步骤2的前提条件;


打开同步操作页面:https://qiye.aliyun.com/admin/adminLinks/goToDingMailContacts ;


钉钉企业主管理员使用手机钉钉扫描二维码,进行身份确认;


注意:必须是目标钉钉企业的主管理员扫码!否则扫码确认后,无法选择目标钉钉企业!


勾选钉钉企业,建立阿里企业邮箱和钉钉企业的绑定关系。如果阿里企业邮箱已经与钉钉企业建立过绑定关系,当前步骤会自动跳过,进入步骤5;


注意:如果勾选的钉钉企业,已经绑定了其他企业邮箱,则会有下图的错误文案提示,解决办法:钉钉OA管理后台 - 工作台 - 企业邮箱 - 解绑


阿里邮箱和钉钉企业的绑定关系建立成功之后,提示页面如下图所示:



下载通讯录Excel,补全Excel中员工的企业邮箱和手机号码;上传Excel进行校验,并根据校验结果,对Excel进行调整;



注意:

同步过程不会参考Excel中的员工部门,所以修改Excel中的员工所在部门,不生效!但允许修改员工姓名、工号等信息;

Excel中,员工的企业邮箱账号,必须是阿里邮箱中已存在的,否则Excel上传过程校验不通过;

Excel中,员工的企业邮箱账号和手机号码,必须一对一对应,多对一会校验失败;

Excel中,企业邮箱账号或手机号码未填写的员工,不对其所在的部门架构进行调整;即该员工数据可校验通过并允许上传,但属于无效数据;


6. 成功上传Excel后,可立即去钉钉OA后台和阿里邮箱域管上查看,确认是否正在同步;


7. 确认部门同步、员工同步是否完成;

a) 确认同步已完成,参考”同步后使用须知”;

b) 确认同步未完成,联系九缺进行排查和处理;


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